В одной из своих статей я делала краткий обзор систем организации порядка. Японская система 5S – одна из них. Эта система нужна там, где планируется применить бережливое производство: не тратить время на поиск нужной вещи, не обрастать мусором, а в работе четко следовать инструкциям. Используя такую систему, мы экономим не только время, но и энергию!

Система была придумана в середине XX века, чтобы возродить экономику Японии после Второй мировой войны. В стране не было полезных ископаемых или обширных плодородных земель, поэтому основная ставка делалась на развитие промышленности и высокие технологии. Чтобы облегчить труд (сделать его этапы более понятными), применялись различные системы, но самой успешной оказалась 5S.
В этом коротком видео можно увидеть реально внедренную систему на современно заводе:

Система состоит из пяти шагов (или пяти «С»):

1. Сортировка (удаление ненужного)
2. Самоорганизация (определение для каждой вещи своего места)
3. Соблюдение чистоты (уборка на рабочем месте)
4. Стандартизация (следование правилам и инструкциям)
5. Совершенствование (поддержание достигнутого и улучшение)

Основа системы – порядок и чистота на рабочем месте, а не «упорядоченный хаос», поэтому 5S так успешно внедряется на современных крупных предприятиях.

А еще её с удовольствием применяют в офисах – выделяют специальные шкафчики для канцелярии, оборудуют место для складирования чистой бумаги, организуют места для хранения верхней одежды сотрудников, где-то хранят макулатуру, которую периодически вывозят специальные службы.

Если в офисе есть столовая, то там тоже всё упорядочено: тут стоит чистая посуда, здесь чай, кофе, сахар, а там – моющие средства, салфетки, бутыли с водой.

Иногда в офисах устраивают «дни чистоты» – сотрудники разбирают свои тумбочки, освобождая их от засохших печенек, непишущих ручек, ненужных визиток и прочего хлама.

Но даже если в вашем офисе ничего подобного нет, посмотрите на свой стол – на нем наверняка есть органайзер для канцелярских принадлежностей. А ведь это реальное изобретение системы 5S: высокие отсеки для ручек и карандашей, небольшие ящички для скрепок и кнопок, отделения для стикеров. В некоторых органайзерах даже есть место для скотча и специальный нож для него!

Я прогулялась по нашему офису и сфотографировала несколько органайзеров своих коллег. Да, тут тоже встречается много лишних вещей, но в целом органайзер работает!

А ведь дома применить эту систему тоже возможно! Я решила, что наш домашний кабинет для этого идеально подойдет, и взялась за дело!

Почему именно 5S

Обычно я раскладываю свои вещи в шкафу по методу КонМари и делаю ежедневную 15-минутную уборку по принципу Флайледи. Но эти системы не прижились в нашем домашнем кабинете.

Кабинет (или письменный стол) – такая вещь, которая очень быстро обрастает хламом. На столе образуется стихийный завал бумаг, которые «я разберу потом». Если это отдельная комната, то туда как-то незаметно просачиваются вещи без своего постоянного места. Убрали на время коробку из-под новой техники, запихали охапку не глаженого белья подальше от посторонних глаз, после выезда на природу лень разбирать сумки – всё в кабинет, всё ПОТОМ! И ФлайЛеди просто не справляется с потоком всех этих вещей – хлам разбирается ежедневно, но тут же появляется вновь.

Я сказала: «Стоп! Мы перестаём использовать эту комнату как склад вещей, которыми мы планируем заняться позже! Это комната для творчества, тихий уголок для раздумий или работы за компьютером. Здесь можно уложить спать засидевшегося гостя или отправить детей смотреть мультики».
Как только мы перестали захламлять эту комнату, отпала необходимость в её ежедневной уборке.

Когда же помочь с порядком в ящиках и шкафах кабинета ко мне заглянула виртуальная Мари Кондо, я её выставила за порог! Система КонМари не подходит творческим личностям! У таких людей в запасниках лежит целая тонна ненужных вещей, которые потом реально становятся нужны! Разноцветные клубочки ниток, клочки ткани, сломанные брошки, разные бусинки, запасные пуговицы от вещей, которые уже отправились на свалку – по мнению КонМари это всё нужно немедленно выбросить! По мнению творческого человека – это настоящие сокровища, расстаться с которыми невозможно!

Но эти «сокровища» ужасно привлекательны для посторонних глаз. Я жутко нервничала, когда гости трогали какой-то мой незаконченный проект и расспрашивали, что это будет (а я порой до конца сама не знаю, что выйдет). Детей ужасно привлекали всякие яркие предметы, вещи бесконтрольно передвигались и переставлялись. Масла в огонь периодически подливала любопытная кошка:)

Значит надо всё спрятать! Но спрятать так, чтобы любую вещь было удобно вытащить, использовать и снова убрать. Конечно, тут идеально подошла система 5S!

5S на практике.

Теперь наш домашний кабинет предельно аскетичен. У светлого окна стоит почти пустой письменный стол. На столе – принтер, лампа, стакан с нужными постоянно ручками/кисточками, ежедневник для внезапных мыслей и всё! Конечно, тут тоже появляется кучка бумаг, журналов, чеков, но я её периодически разбираю.

Все вещи убраны в шкаф и ящики письменного стола. Рядом со шкафом у меня стоит стопка фото-фонов и коробки с фото-реквизитом. Напротив небольшой диванчик – можно поваляться с книжкой, подремать или быстро переоборудовать комнату в гостевую спальню.

Никаких открытых полок, на которых скапливается пыль! Никаких бессмысленных статуэток, рамочек, коробочек – это тоже пылесборник! Никаких «интересных» предметов для посторонних глаз (и особенно для детских ручек)!

Одно из моих увлечений – кулинария. Я веду свой кулинарный сайт, пишу рецепты и фотографирую результат. Всякие интересные тарелки, кружки и прочая посуда у меня хранятся на кухне, и этими предметами я пользуюсь в повседневной жизни. Но часть вещей очень специфична, используется редко, поэтому им место в кабинете.

Большая часть шкафа отдана под коробки с реквизитом – в одной лежат предметы из дерева, в другой керамика, в третьей стекло и металл. Есть отдельная подставка со столовыми приборами для фото и корзинка со всякими фактурными бумажками.

На нижней полке наша домашняя бухгалтерия (о её организации я рассказывала в этой статье).

Недалеко от фото-реквизита стоят мои фото-фоны и коробки со всяким природным «мусором» – шишки, веточки, спилы дерева, куски коры. Есть еще парочка деревянных ящиков из под фруктов, которые я покрасила в нужные цвета.

В нижней части шкафа всё заставлено коробочками. В каждой лежат предметы для определенного вида рукоделия (а занимаюсь я всем понемногу). Тут же коробка с принадлежностями для шитья, которые всегда под рукой.

Например, у меня есть «чемоданчик Декстера», с которым я выезжаю на фуд-съемку. Там всякие пинцеты, ватные диски, клей и скотч, перчатки – маленькие помощники, которые помогут зафиксировать что-то, убрать «пальчики» или крошки. А также фактурные специи, крафт-бумага, куски бечевки – всё, что может оживить кадр.

В других коробках всё разложено по видам рукоделия – цветные клубочки ниток (я вышиваю); комочки шерсти для валяния и специальные иголки; краски (акриловые, гуашь, акварель, для ткани, для стекла, для дерева) и целая горсть разных кисточек; предметы для фьюзинга (работа с расплавленным стеклом) – защитные очки, специальное стекло, стеклорезы, напильники. А еще у меня есть целый чемоданчик для бусинок, застёжек к украшениям, различные подвески, обрезки цепей.

Если мне вздумается порисовать – я просто беру нужную коробку, а в ней уже лежит всё для рисования! Если я решила собрать новый браслет – в чемоданчике с фурнитурой есть всё необходимое!

Для швейных принадлежностей есть своё место. Все иголки и булавки есть только тут, в игольнице. Все нитки для шитья в отдельной коробочке. Тут же сантиметровая лента, наперсток, маленькие ножнички, разметочный мелок. Надо пришить пуговицу или отпороть этикетку – всё необходимое под рукой.

В коробке побольше лежат более серьезные предметы – разный клей, зажигалки (чтобы подплавить края лент или синтетических шнуров), леска разной толщины, сломанная бижутерия, с которой надо что-то сделать и т.д.

В высоком шкафу хранятся отрезы ткани. Что-то куплено для пошива конкретной вещи, но пока нет времени или вдохновения, что-то отдали родственники или подружки «вдруг, что сошьешь». Там есть и большие куски тканей, и целая коробка обрезков (как раз вырезать для игрушки глазки или сделать бантик кукле).

Ниже висят всякие полотенца и отрезы ткани для фуд-съемки. Туда же можно «спрятать» какую-то одежду в процессе шитья или реставрации.

А в самом низу у меня стоит швейная машинка и хранится упаковочная бумага, бечевка и подарочные пакеты.

Кабинет можно с легкостью приспособить под любой вид творчества. Пока с утра хороший естественный свет, я могу развернуть там свою фото-студию. Потом увлечься покраской рамочек для фотографий, которые придумала повесить в спальне. А вечером можно включить ноутбук, налить кружку чая, почитать новости, ответить на письма и заняться новой статьей.

В ящиках письменного стола всё тоже лежит в своём логичном порядке. Самый верхний ящик используется чаще всего. В нём пишущие принадлежности, ножницы и линейки, скотч и стикеры, кнопки и скрепки, степлер и запасные скобы – вся офисная канцелярия.

В ящике ниже – пустые файлы, папки, чистые тетради и ежедневники. Там же я храню запасные батарейки.

В третьем ящике лежат оригиналы документов, которые нужны постоянно, мои важные записи и конспекты (в тетрадках и записных книжках), тут же резервные копии фотографий на внешних жестких дисках, ветеринарные паспорта для наших животных.

Самый нижний ящик мой, но совсем не похож на девчачий – тут живут мои инструменты. Пара отверток, пассатижи, молоток, есть рулетка, изолента и машинное масло, миниатюрный шуруповерт и клеевой пистолет. Тут можно найти даже ручную дрель и паяльник, ну а над розовым набором инструментов «Для блондинок» мой мужчина уже не раз смеялся. Но если надо подкрутить разболтавшийся болтик, или подогнуть колечко на бижутерии, или быстро замерить какой-то габарит – всё есть под рукой.

Но было бы ошибкой предположить, что вся система 5S основана только на хранении предметов в коробках и ящиках. Это же целый комплекс шагов, которые заставляют нас перестроиться и организовать свою работу по четкому алгоритму. Только тогда 5S начинает работать!

Как я применила все шаги на практике:

1. Сортировка (удаление ненужного).

Все вещи на рабочем месте должны быть рассортированы на три «кучки».

В первую кладем все нужные вещи, без которых рабочий процесс невозможен, поэтому убирать их подальше не имеет смысла. Это может быть настольная лампа, ежедневник, куда мы постоянно записываем идеи, любимый карандаш, зарядка для телефона.

Вторая «кучка» – предметы, которые нужны иногда. Обычно они хранятся на полках и в шкафах, а на столе появляются только в подходящий момент. Когда работа закончена, эти вещи нужно сразу убрать на место. Например, швейная машинка и принадлежности для шитья, краски и кисти для рисования, предметы для съемки.

Третья «кучка» – всё, что подлежит утилизации. Для этого неплохо завести коробочку или банку на столе, куда будет складывать весь мелкий мусор, появляющийся в течении работы.

2. Самоорганизация (определение для каждой вещи своего места, «домика»).

Все предметы кладутся на те места, откуда их будет удобно брать. Также тут удобна сортировка вещей по их назначению – ручки и карандаши в одной коробке, нитки для шитья в другой (на крупных предприятиях используют различные маркировки, выделение цветом, информирующие таблички и надписи).

Хорошо, если вещи, которые нужны постоянно, находятся в свободной зоне видимости, а не покоятся под завалами не очень нужных сейчас бумаг. Тут как раз работает система коробок. И до любой их них я дотянусь, не вставая со стула.

3. Соблюдение чистоты (уборка на рабочем месте)

Если в первом шаге предполагалось завести на столе небольшую коробку для мусора, то на этом этапе нужно поддерживать чистоту на рабочем месте после завершения всех работ. Весь накопленный мусор должен отправиться в мусорное ведро, а поверхность стола оказаться свободной и чистой для дальнейшей работы.

Под столом у меня стоит небольшое мусорное ведро с педалью и откидной крышкой (чтобы домашние животные не совали свои любопытное носы с проверками).

4. Стандартизация (следование правилам и инструкциям)

На предприятиях для этого этапа пишутся должностные инструкции, проводится инструктаж по технике безопасности, рабочее время подчинено внутреннему распорядку.

В домашних условиях это договоренности, типа «поработал – убери за собой», свет нужно выключить, если что-то взял из ящика стола и унес в другое помещение – верни на место! Т.к. на рабочей поверхности минимум вещей, а все разложено по коробкам и ящикам, то вычислить «нарушителя» и призвать его к порядку очень легко.

5. Совершенствование (поддержание достигнутого, выработка привычек)

Прежде всего, это действия «на автомате». Например, все домашние знают, где искать свой страховой полис. Если его там нет, значит, ты сам в прошлый раз его не вернул на место, сам виноват, вспоминай, ищи.

В верхний ящик стола за цветными карандашами я могу отправить даже 3х-летнего ребенка друзей – он 100% их там найдет, и его не привлекут краски или иголки (их же там просто нет!).

Если муж «заимствует» у меня рулетку или отвертку, он знает, что все мои инструменты лежат в одном месте, и не будет переворачивать все ящики вверх дном в поисках, более того – эти предметы после использования вернутся в нужное место. Мою рулетку, правда, он постоянно хочет сделать «своей» и унести на мужскую территорию:)

Заканчивая сегодняшнюю тему, скажу, что в своей следующей статье я расскажу про запретное для женских вмешательств место! Я покажу наш гараж и расскажу про мои робкие шаги по внедрению 5S в мужской зоне.